Изменение оклада в 2025 году: правовые аспекты и документы

Елена, бухгалтер

Мне предложили повышение оклада, и я даже не подозревала, сколько документов нужно для этого оформить. Хорошо, что у нас в компании грамотный кадровик, который подготовил все необходимые бумаги быстро и без ошибок. Теперь я знаю, что для изменения оклада недостаточно просто издать приказ — нужно еще заключить дополнительное соглашение и внести изменения в штатное расписание.

Изменение оклада сотрудника — распространенная процедура в любой организации. Повышение или понижение заработной платы требует правильного оформления в соответствии с трудовым законодательством РФ. В данной статье мы рассмотрим все необходимые документы и процедуры для корректного изменения оклада сотрудника в 2025 году.

Правовые основания для изменения оклада

Размер оклада относится к обязательным условиям трудового договора согласно ст. 57 ТК РФ.

Изменение этого условия возможно несколькими способами:

• По соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ) — наиболее распространенный и простой способ;
• В одностороннем порядке работодателем при изменении организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ);
• При переводе работника на другую должность (ст. 72.1 ТК РФ).

Стоит отметить, что изменение оклада в сторону уменьшения без согласия работника возможно только при наличии объективных причин, связанных с изменением организационных или технологических условий труда, таких как:

• Изменения в технике и технологии производства;
• Структурная реорганизация производства;
• Экономические причины (например, финансовые трудности компании).

А. Соколов, юрист по трудовому праву

При изменении оклада крайне важно соблюдать все процедуры, предусмотренные трудовым законодательством. Особенно это касается снижения оклада, когда работодатель обязан соблюсти двухмесячный срок уведомления и обосновать причины изменений. Нарушение этих требований может привести к трудовым спорам и административной ответственности.

Приказ об изменении оклада

Первым документом в процедуре изменения оклада является приказ. Для него не существует унифицированной формы, поэтому он составляется в свободном виде с учетом всех необходимых элементов.

Приказ об изменении оклада должен содержать следующие данные:

• Полное наименование организации;
• Дата и номер приказа;
• Заголовок (например, «О повышении оклада» или «Об изменении оклада»);
• ФИО и должность сотрудника;
• Размер прежнего оклада;
• Размер нового оклада;
• Дата, с которой вступает в силу новый оклад;
• Основание для изменения оклада (например, дополнительное соглашение к трудовому договору, служебная записка руководителя отдела и т.д.);
• Поручение бухгалтерии о начислении заработной платы в новом размере;
• Подпись руководителя организации;
• Визы ознакомления сотрудника с приказом.

Приказ может касаться как одного сотрудника, так и группы работников, если изменение окладов происходит одновременно для нескольких человек, например, при индексации.

М. Петрова, эксперт по кадровому делопроизводству

Часто работодатели допускают ошибку, издавая приказ об изменении оклада без предварительного заключения дополнительного соглашения к трудовому договору. Правильная последовательность действий: сначала заключение дополнительного соглашения, затем издание приказа. Еще важно помнить, что приказ должен быть издан до даты вступления в силу нового размера оклада.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Дополнительное соглашение к трудовому договору — обязательный документ при изменении размера оклада, поскольку согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон.

В дополнительном соглашении необходимо указать:

• Дату и место заключения соглашения;
• Полное наименование работодателя и ФИО сотрудника;
• Номер и дату основного трудового договора;
• Пункт трудового договора, который изменяется;
• Новую редакцию этого пункта с указанием нового размера оклада (цифрами и прописью);
• Дату вступления соглашения в силу;
• Указание на то, что соглашение является неотъемлемой частью трудового договора;
• Количество экземпляров соглашения;
• Подписи сторон.

Дополнительное соглашение составляется в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон. Документ подписывается работником и работодателем.

Уведомление сотрудника об изменении оклада

Уведомление об изменении оклада обязательный документ в случае, если работодатель планирует уменьшить оклад сотрудника в связи с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ).

Работодатель обязан уведомить работника об изменении оклада в письменной форме не позднее чем за два месяца до предполагаемого изменения.

В уведомлении необходимо указать:

• Причины изменения оклада, связанные с изменением организационных или технологических условий труда;
• Новый размер оклада;
• Дату вступления изменений в силу;
• Права работника согласно ст. 74 ТК РФ (право отказаться от работы в новых условиях, право на предложение иной имеющейся у работодателя работы);
• Последствия отказа от продолжения работы в новых условиях.

Если сотрудник соглашается на изменение оклада, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. Если он отказывается от продолжения работы в новых условиях, работодатель обязан предложить ему другую имеющуюся работу. При отсутствии подходящих вакансий или отказе от предложенной работы трудовой договор прекращается по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка.

М. Васильев, юрист по трудовому праву

Уведомление об изменении оклада в сторону уменьшения — один из наиболее важных документов для работодателя. Несоблюдение срока уведомления или отсутствие в нем обязательных сведений может привести к признанию изменения оклада незаконным. Рекомендую всегда указывать в уведомлении конкретные причины изменения оклада, которые должны соответствовать ст. 74 ТК РФ.

Изменения в штатное расписание

После оформления приказа об изменении оклада и заключения дополнительного соглашения к трудовому договору необходимо внести соответствующие изменения в штатное расписание организации.

Для внесения изменений в штатное расписание существует два способа:

1. Внесение изменений в действующее штатное расписание;
2. Утверждение нового штатного расписания.

При выборе первого издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, в котором указывается:

• Номер и дата штатного расписания, в которое вносятся изменения;
• Структурное подразделение и должность, по которым изменяется оклад;
• Прежний размер оклада;
• Новый размер оклада;
• Дата, с которой вступают в силу изменения.

При выборе второго способа издается приказ об утверждении нового штатного расписания. В этом случае необходимо составить новое штатное расписание по форме Т-3 и утвердить его приказом руководителя.

О. Матвиенко, специалист по управлению персоналом

При массовом изменении окладов, например, при индексации, целесообразно утверждать новое штатное расписание. Это позволит избежать многочисленных исправлений в документе. Если же изменение касается оклада одного или нескольких сотрудников, достаточно внести изменения в действующее штатное расписание.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить оклад сотрудника без его согласия?

Изменить оклад сотрудника в сторону увеличения можно без его согласия, так как это не ухудшает положение работника. Однако даже в этом случае рекомендуется заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Изменить оклад сотрудника в сторону уменьшения без его согласия можно только при наличии причин, связанных с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). При этом необходимо соблюсти процедуру уведомления работника не менее чем за два месяца.

Какие документы нужны для повышения оклада сотруднику?

Для повышения оклада сотруднику необходимы следующие документы:

• Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении оклада;
• Приказ о повышении оклада;
• Приказ о внесении изменений в штатное расписание или утверждении нового штатного расписания.

Как оформить изменение оклада при переводе сотрудника на другую должность?

При переводе сотрудника на другую должность с изменением оклада необходимо:

• Получить письменное согласие сотрудника на перевод;
• Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать новую должность и новый оклад;
• Издать приказ о переводе на другую работу по форме Т-5 с указанием нового оклада;
• Внести изменения в штатное расписание или утвердить новое штатное расписание.

Изменение оклада сотрудника — это процедура, требующая грамотного оформления нескольких документов в соответствии с требованиями трудового законодательства. Соблюдение всех формальностей позволит избежать трудовых споров и претензий со стороны контролирующих органов.