Расчетные листки по зарплате: все правила выдачи по ст. 136 ТК РФ в 2025 году

Расчетный листок — важный документ, который дает работнику полную информацию о составных частях заработной платы и всех удержаниях. Правильная и своевременная выдача расчетных листков — обязанность каждого работодателя, закрепленная в трудовом законодательстве.

Что такое расчетный листок и его значение

Расчетный листок или расчетка — это документ, который работодатель обязан выдавать сотруднику при выплате заработной платы. Он содержит информацию о составных частях заработной платы, размерах и основаниях удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате.

Основное назначение расчетного листка — обеспечение прозрачности в начислении заработной платы. Его наличие позволяет работнику контролировать правильность начисления зарплаты, удержаний и прочих выплат.

Расчетный листок имеет особое значение не только для сотрудника, но и для работодателя. В случае возникновения трудовых споров о размере оплаты труда расчетный листок может стать важным доказательством. В 2025 году особое внимание уделяется электронной форме выдачи расчетных листков, однако требования к содержанию документа остаются неизменными.

Требования статьи 136 ТК РФ к расчетным листкам

Статья 136 Трудового кодекса РФ содержит ключевые требования, касающиеся выдачи расчетных листков. Согласно части 1, работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы при ее выплате.

Основные требования ст. 136 ТК РФ к расчетным листкам включают:

• обязательность выдачи расчетного листка каждому работнику;
• необходимость предоставления информации в письменной форме;
• утверждение формы расчетного листка с учетом мнения представительного органа работников;
• выдача расчетного листка при каждой выплате заработной платы.

Часть 2 статьи 136 ТК РФ устанавливает порядок утверждения формы расчетного листка. Форма утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Трудовой кодекс в редакции 2025 года сохраняет эти базовые требования, поскольку они — важная гарантией права работников на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы.

Что должен содержать расчетный листок

Согласно части 1 статьи 136 ТК РФ, расчетный листок должен содержать следующую информацию:

1. Сведения о составных частях заработной платы:
   оклад или тарифная ставка;
   надбавки и доплаты (за вредные условия, за работу в ночное время и т.д.);
   премии и иные поощрительные выплаты.
   
2. Информация о размерах иных начисленных сумм:
   компенсация за неиспользованный отпуск;
   материальная помощь;
   компенсация за задержку заработной платы.

3. Данные о размерах и основаниях произведенных удержаний:
   налог на доходы физических лиц (НДФЛ);
   удержания по исполнительным документам;
   возмещение материального ущерба;
   прочие удержания, предусмотренные законодательством.

4. Информация об общей сумме, подлежащей выплате.

В расчетке четко указываются сведения о начислениях и удержаниях за соответствующий период. Это дает сотруднику возможность увидеть и понять, из чего складывается итоговая сумма выплаты.

В расчетном листке должны быть указаны только те суммы, которые относятся к текущему расчетному периоду. Если работодатель производит перерасчет за предыдущие периоды, это необходимо отразить в сведениях расчетки.

Форма расчетного листка: как утвердить и что учесть

Трудовой кодекс РФ не устанавливает единую унифицированную форму расчетного листка. Согласно части 2 статьи 136 ТК РФ, работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает форму расчетки с учетом мнения представительного органа работников.

Порядок утверждения формы включает следующие этапы:

1. Разработка проекта формы расчетного листка (обычно это делает бухгалтерия совместно с кадровой службой);
2. Направление проекта в представительный орган работников для учета его мнения;
3. Рассмотрение проекта представительным органом работников;
4. Утверждение формы приказом руководителя организации.

При разработке расчетного листка следует учесть несколько важных моментов:

• форма должна содержать все обязательные элементы, предусмотренные статьей 136 ТК РФ;
• информация должна быть представлена в понятном для работника виде;
• рекомендуется предусмотреть поля для указания расчетного периода, ФИО работника, должности;
• необходимо обеспечить конфиденциальность персональных данных.

В локальном нормативном акте, где будет утверждена форма расчетного листка, можно также закрепить порядок и сроки выдачи расчетных листков, определить ответственных лиц и метод фиксации факта выдачи.

Сроки выдачи расчетных листков согласно трудового кодекса

Трудовой кодекс РФ четко не определяет конкретные сроки выдачи расчетных листков. Однако из формулировки части 1 статьи 136 ТК РФ следует, что работодатель обязан извещать работника о составных частях заработной платы «при выплате заработной платы». Это означает, что расчетные листки должны выдаваться не позднее дня фактической выплаты заработной платы.

Поскольку согласно той же статье 136 ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, возникает закономерный вопрос: нужно ли выдавать расчетные листки дважды в месяц? По этому вопросу есть разъяснения контролирующих органов. В частности, Роструд в своих письмах указывает, что расчетный листок достаточно выдавать один раз в месяц при окончательном расчете, так как только в этот момент работодатель располагает полной информацией обо всех составляющих заработной платы.

Основные правила выдачи расчетных листков по срокам:

• выдача при окончательном расчете за месяц;
• выдача не позднее дня фактической выплаты заработной платы;
• возможность установления конкретных дат выдачи в локальном нормативном акте организации.

В случае увольнения работника расчетный листок должен быть выдан в день окончательного расчета при увольнении.

Способы выдачи расчетных листков

Трудовой кодекс РФ требует, чтобы работодатель извещал работника о составных частях заработной платы в письменной форме, но при этом не устанавливает конкретный способ такого извещения. В связи с этим у работодателей есть определенная свобода в выборе метода выдачи расчетных листков.

Наиболее распространенные способы выдачи расчетных листков:

1. Выдача на бумажном носителе непосредственно работнику:
   • лично в руки под подпись;
   • через кассира при получении заработной платы наличными;
   • через ответственных лиц в подразделениях.
2. Отправка в электронном виде:
   • на корпоративную электронную почту;
   • на личную электронную почту работника;
   • через специальные сервисы и программы;
   • с помощью мессенджеров.
3. Выдача через специальные терминалы или информационные киоски.
4. Размещение в личном кабинете работника на корпоративном портале.

При использовании электронных способов выдачи расчетных листков необходимо соблюдать следующие условия:

• порядок электронной выдачи должен быть закреплен в локальном нормативном акте;
• работник должен дать согласие на получение расчетного листка в электронном виде;
• необходимо обеспечить конфиденциальность персональных данных;
• должна быть техническая возможность для работника распечатать расчетный листок при необходимости.

Ответственность за нарушение правил выдачи расчетных листков

Несоблюдение требований трудового законодательства о выдаче расчетных листков влечет за собой административную ответственность по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Основные нарушения, связанные с выдачей расчетных листков:

1. Невыдача расчетных листков;
2. Использование неутвержденной формы расчетного листка;
3. Выдача расчетных листков с неполной информацией;
4. Нарушение порядка выдачи расчетных листков.

Размеры штрафов за нарушение правил выдачи расчетных листков в 2025 году согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составляют:

• для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении санкции ужесточаются (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;
• для индивидуальных предпринимателей — от 10 000 до 20 000 рублей;
• для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 рублей.

Кроме административной ответственности, несоблюдение требований о выдаче расчетных листков может иметь и другие негативные последствия для работодателя:

• восстановление срока для обращения работника в суд за защитой нарушенных прав;
• невозможность доказать факт ознакомления работника с составными частями заработной платы при трудовых спорах;
• потенциальные репутационные риски.

Типичные ошибки работодателей при выдаче расчетных листков

Практика юристов по трудовому праву показывает, что многие работодатели допускают ряд типичных ошибок при выдаче расчетных листков. Знание этих ошибок поможет их избежать и соблюсти требования трудового законодательства.

Наиболее распространенные ошибки:

1. Отсутствие утвержденной формы расчетного листка:
   • использование произвольной формы без официального утверждения;
   • неучет мнения представительного органа работников при утверждении формы.

2. Неполное содержание расчетного листка:
   • отсутствие информации об отдельных составляющих заработной платы;
   • отсутствие расшифровки оснований удержаний;
   • неуказание общей суммы к выплате.

3. Нарушения порядка выдачи:
   • выдача расчетных листков не всем работникам;
   • выдача расчетных листков по запросу работника, а не в обязательном порядке;
   • отсутствие фиксации факта выдачи расчетных листков.

4. Ошибки при электронной выдаче:
   • отсутствие локального нормативного акта, регламентирующего электронную выдачу;
   • отсутствие согласия работника на получение расчетного листка в электронном виде;
   • направление расчетного листка на общий электронный адрес, доступный нескольким сотрудникам.

5. Нарушение конфиденциальности:
   • выдача расчетных листков в открытом виде;
   • размещение информации о заработной плате в общедоступных местах;
   • передача расчетных листков через третьих лиц без согласия работника.

Часто задаваемые вопросы о расчетных листках

Вопросы о расчетных листках часто возникают как у работодателей, так и у сотрудников различных компаний. Мы разобрали наиболее типичные из них.

Нужно ли выдавать расчетный листок при выплате аванса?

Согласно разъяснениям Роструда, расчетный листок достаточно выдавать один раз в месяц при окончательном расчете, поскольку только тогда у работодателя есть полная информация о всех начислениях и удержаниях. Однако работодатель может закрепить в локальном нормативном акте выдачу расчетных листков и при выплате аванса.

Можно ли выдавать расчетные листки в электронном виде?

Выдача расчетных листков в электронном виде допускается при соблюдении следующих условий:

• порядок электронной выдачи должен быть закреплен в локальном нормативном акте;
• работник должен дать согласие на получение расчетного листка в электронном виде;
• должна обеспечиваться конфиденциальность персональных данных.

Нужно ли выдавать расчетные листки дистанционным работникам?

Требование о выдаче расчетных листков распространяется на всех работников, включая дистанционных. В этом случае целесообразно использовать электронные способы выдачи.

Обязан ли работодатель выдавать расчетные листки по запросу за прошлые периоды?

Законодательство не содержит прямого требования о выдаче дубликатов расчетных листков за прошлые периоды. Однако в целях предотвращения трудовых споров лучше удовлетворять такие запросы работников.

Как долго нужно хранить копии расчетных листков?

Трудовое законодательство не устанавливает срок хранения копий расчетных листков. Но для защиты интересов работодателя при потенциальных трудовых спорах рекомендуется хранить их не менее срока исковой давности по трудовым спорам — не менее одного года.