Аудит расчетов по оплате труда: комплексный подход к учету заработной платы

Анна, бухгалтер

Основы учета расчетов с персоналом по оплате труда

Учет расчетов с персоналом по оплате труда — один из ключевых процессов в бухгалтерии любой организации. Эта система позволяет вести документацию по начислению и выплате зарплаты сотрудникам. Основной счет, который используется для этих целей — счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Расчеты с персоналом по оплате труда относятся к пассиву баланса, так как отражают задолженность предприятия перед работниками. Каждому работнику формируется отдельный лицевой счет, где фиксируются все операции по начислению зарплаты и удержаниям.

Основные элементы учета заработной платы

Учет заработной платы включает несколько важных элементов:

• регистрацию сведений о сотрудниках на основании трудовых договоров;
• учет рабочего времени с помощью табеля;
• расчет должностного оклада и других видов вознаграждения;
• удержания из заработной платы, включая НДФЛ;
• начисление страховых взносов;
• подготовку платежных документов для выплаты зарплаты.

Д. Васильев, аудитор

Синтетический и аналитический учеты

Синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда взаимосвязаны и дополняют друг друга, формируя полную картину финансовых взаимоотношений организации с сотрудниками.

Особенности синтетического учета

Синтетический учет ведется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и отражает общую информацию о:

• сальдо на начало периода;
• начислениях зарплаты (кредит счета 70);
• удержаниях и выплатах (дебет счета 70);
• сальдо на конец периода.

Характеристики аналитического учета

Аналитический учет детализирует данные синтетического учета и ведется по каждому сотруднику отдельно:

• в расчетно-платежных ведомостях;
• в личных карточках работников;
• в лицевых счетах.

Аналитический учет позволяет увидеть полную картину расчетов с конкретным работником, включая все виды начислений, удержаний и итоговые суммы к выплате.

И. Медведева, главный бухгалтер

Подготовка к аудиту расчетов по оплате труда

Аудит расчетов по оплате труда — это комплексная проверка правильности начисления заработной платы и соблюдения налогового законодательства. Данная процедура помогает выявить и устранить ошибки в учете.

Документы для проведения аудита

Для проведения аудита расчетов с персоналом по оплате труда необходимо подготовить следующие документы:

• штатное расписание;
• табель учета рабочего времени;
• приказы о приеме на работу, увольнении и отпусках;
• трудовые договоры и дополнительные соглашения;
• положение об оплате труда и премировании;
• расчетно-платежные ведомости;
• регистры синтетического и аналитического учета;
• налоговая отчетность по НДФЛ и страховым взносам.

Этапы аудита расчетов по оплате труда

Процесс аудита расчетов по оплате труда включает следующие этапы:

1. Проверка правильности оформления первичной документации;
2. Аудит начисления заработной платы и прочих выплат;
3. Проверка расчета и удержания НДФЛ;
4. Анализ начисления страховых взносов;
5. Контроль выплаты зарплаты сотрудникам.

Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по оплате труда

Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по оплате труда — система, которая отражает процессы начисления зарплаты, удержаний и выплат сотрудникам в соответствии с нормативными актами.

Типовые проводки по заработной плате

Основные бухгалтерские проводки при учете расчетов с персоналом включают:

• Дебет 20, 25, 26, 44 — Кредит 70: начисление заработной платы работникам основного производства, общепроизводственного, административного персонала или работникам торговли;
• Дебет 70 — Кредит 68: удержан НДФЛ с доходов работника;
• Дебет 70 — Кредит 50, 51: выплачена заработная плата через кассу или банк;
• Дебет 96 — Кредит 70: начислены отпускные за счет резерва на оплату отпусков.

Учет удержаний из заработной платы

Из заработной платы сотрудников производятся следующие виды удержаний:

• налог на доходы физических лиц (НДФЛ);
• удержания по исполнительным листам;
• удержания за материальный ущерб;
• прочие удержания, предусмотренные законодательством или по заявлению работника.

Нормативная база для учета расчетов с персоналом

Учет расчетов с персоналом по оплате труда регулируется различными нормативно-правовыми актами, которые определяют правила начисления и выплаты заработной платы.

Основные законодательные акты

Нормативная база для учета расчетов с персоналом включает:

• Трудовой кодекс РФ (особенно важны статьи о заработной плате, отпусках и компенсациях);
• Налоговый кодекс РФ (в части НДФЛ и налоговых вычетов);
• Федеральные законы о страховых взносах;
• Положения по бухгалтерскому учету;
• Локальные нормативные акты предприятия (коллективный договор, положение об оплате труда).

Учетная политика организации

Учетная политика организации должна включать раздел о расчетах с персоналом, где указываются:

• применяемые системы оплаты труда;
• порядок создания резерва на оплату отпусков;
• способы выплаты заработной платы;
• методы учета расходов на оплату труда для целей налогообложения;
• формы первичных документов по учету труда.

М. Светлова, финдиректор крупной компании

Как провести аудит при расчете с персоналом

Поскольку аудит расчетов по оплате труда — комплекс мероприятий, направленных на проверку правильности начислений, своевременности выплат и соответствия законодательству, в первую очередь необходимо выявить цель. Обычно это возможные ошибки, злоупотребления или несоответствия и обеспечить точность и прозрачность расчетов.

Шаг 1. Подготовительный этап

1. Определение целей и задач аудита

• Проверка правильности начислений и выплат;
• Анализ соответствия трудового законодательства;
• Выявление ошибок и недочетов;
• Определение причин возможных ошибок.

2. Формирование команды аудиторов

• Внутренние специалисты (финансовый отдел, кадровая служба);
• Внутренние или внешние аудиторы при необходимости.

3. Сбор документов и информации

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения;
• Табели учета рабочего времени;
• Расчетные листы;
• Нормативные акты и локальные документы;
• Журналы учета отпуска, больничных, командировок;
• Расчетные ведомости и платежные поручения.

Шаг 2. Аналитическая проверка

1. Анализ нормативной базы

• Трудовой кодекс и другие нормативные акты;
• Локальные нормативные акты (приказы, положения);
• Тарифные сетки, системы премирования.

2. Анализ структуры оплаты труда

• Основная зарплата;
• Надбавки, премии, доплаты;
• Компенсационные выплаты;
• Виды и размеры выплат.

3. Проверка соответствия штатного расписания

• Соответствие должностных инструкций;
• Наличие утвержденных тарифных ставок.

Шаг 3. Проверка расчетных данных

1. Проверка учета рабочего времени

• Сверка табелей учета рабочего времени с фактическими данными;
• Анализ отсутствий, отпусков, больничных.

2. Проверка начислений

• Расчет правильности начислений по тарифам;
• Проверка учета надбавок, премий, доплат;
• Анализ корректности расчетов по налогам и взносам.

3. Проверка выплат

• Сверка расчетных листков с платежными ведомостями;
• Анализ своевременности выплат;
• Проверка правильности удержаний (налоги, взносы, алименты).

Шаг 4. Контроль соответствия законодательству и внутренним нормативам

• Проверка соблюдения минимальных и максимальных размеров оплаты;
• Анализ правильности применения льгот, надбавок и компенсаций;
• Проверка правильности расчетов по особым режимам (ночные, сверхурочные).

Шаг 5. Документирование и выявление нарушений

• Оформление выявленных несоответствий, ошибок и нарушений;
• Формирование отчетов по результатам аудита;
• Рекомендуемые меры по устранению выявленных ошибок.

Шаг 6. Подготовка рекомендаций и отчетов

• Разработка рекомендаций по исправлению ошибок;
• Предложения по оптимизации процессов расчетов;
• Подготовка окончательного отчета для руководства.

Шаг 7. Реализация рекомендаций и контроль

• Внедрение предложенных мер;
• Организация контроля за выполнением рекомендаций;
• Планирование повторных проверок при необходимости.

Типичные ошибки при расчетах с персоналом

Д. Соколов, независимый аудитор

В 2024 году я столкнулся с серьезной проблемой при аудите расчетов по оплате труда в одной компании. Бухгалтер неправильно отражал начисление страховых взносов, что привело к искажению себестоимости продукции и финансовых результатов. После внедрения автоматизированной системы учета таких проблем удалось избежать.

При ведении учета расчетов с персоналом по оплате труда бухгалтеры часто допускают ошибки, которые могут привести к финансовым потерям или проблемам с налоговыми органами.

Распространенные ошибки в учете заработной платы

Наиболее часто встречаются следующие ошибки:

• неправильное начисление заработной платы из-за ошибок в табеле учета рабочего времени;
• некорректный расчет среднего заработка для оплаты отпусков и больничных листов;
• несвоевременное отражение операций по начислению и выплате зарплаты;
• неправильное применение налоговых вычетов при расчете НДФЛ;
• ошибки при формировании проводок по дебету и кредиту счетов.

Для минимизации ошибок при расчетах с персоналом рекомендуется:

• регулярно обновлять знания в сфере трудового и налогового законодательства;
• использовать специализированное программное обеспечение;
• проводить внутренний аудит расчетов по оплате труда;
• документально оформлять все кадровые решения и изменения условий труда;
• своевременно вносить изменения в учетную политику.

Аудит расчетов по оплате труда и правильный учет взаимоотношений с персоналом — важнейшие составляющие финансового благополучия компании. В современных условиях, когда законодательство постоянно меняется, а требования к отчетности ужесточаются, особенно важно использовать надежные инструменты для контроля расчетов с сотрудниками.

Синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда при этом должны дополнять друг друга, создавая целостную систему информации о расходах на оплату труда. А правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с персоналом не только снижает риски штрафов и санкций, но и повышает эффективность использования трудовых ресурсов.